LE REGISTRE D'ASSEMBLÉES GÉNÉRALES :
POUR QUI ?
Toutes les sociétés quelle que soit leur forme (SARL, EURL, SCI, SA, SAS, SASU, etc.).
POURQUOI ?
Afin de justifier des décisions qui ont été prises en assemblée par la société.
Ce registre doit être conservé au moins 6 ans. Il est néanmoins recommandé de le conserver sans limite de durée durant toute la vie de la société.
QUEL TYPE DE REGISTRE ? COMMENT S’EN SERVIR ?
Il est recommandé d’acheter ce registre (en papeterie spécialisée, magasin de fournitures de bureaux) mais ce n’est pas une obligation.
En tout état de cause, le registre d’assemblées générales doit-être préalablement numéroté sans discontinuité, coté et paraphé par un juge du tribunal de commerce, par un juge du tribunal d'instance, par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire.
Il se présente généralement sous forme d’un classeur sur lequel sont directement inscrits (à la main ou à la machine) ou imprimés, les procès-verbaux d’assemblée générale qui doivent, en outre, être paraphés et signés (en original) par les personnes titulaires de ce droit dans la société.
CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE :
- Imprimer les procès-verbaux d’assemblée générale sur papier libre puis les coller sur le registre coté et paraphé.
Il faut plutôt l’imprimer directement sur ce registre.
- Ne pas remplir le registre de façon continue en laissant des pages vierges entre plusieurs PV d’assemblée sans les annuler ; ce qui pourrait permettre l’inscription après coup et à cet endroit, d’autres délibérations.
Il faut donc bien penser à annuler (barrer et signer) les pages non-utilisées entre les PV d’assemblée.
- Supprimer, jeter certaines pages du registre.
Il faut plutôt, si vous avez commis une erreur dans l’impression par exemple et que vous souhaitez recommencer, placer la ou les pages en question en fin de registre.
QUELLES SANCTIONS ?
Le défaut de conservation des procès-verbaux n'est en principe pas spécifiquement sanctionné, sauf dans le cas des sociétés anonymes.
Leur falsification entière ou partielle constitue, en revanche, un délit pouvant donner lieu tant à des sanctions pénales qu’à une demande de dommages et intérêts.
A vos registres !
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